Ratgeber Zoll-Agenten
Was machen Zoll-Agenten?
Wir haben für Sie kurz und übersichtlich zusammengefasst, was genau Zoll-Agenten machen und wie sie Ihr Business unterstützen können. Lassen Sie sich durch uns als Zollagentur in Außenhandelsfragen vertreten.
1. Der Zoll-Agent: Direkter Vertreter bei Warenausfuhr
Mit Wirkung zum 6. April 2008 wurde das Zollsystem für die Anmeldung zur Ausfuhr angepasst. Ab diesem Datum war es nicht mehr möglich, dass Zollagenten bzw. Zollspediteure die Anmeldung zur (Wieder-)Ausfuhr in eigenem Namen und für eigene Rechnung vornehmen. Der Zollagent kann aber weiterhin im Namen des Kunden die obligatorische Vertretung bei einer Ausfuhr sein. Die Erledigung von Zollformalitäten ist eine spezialistische Tätigkeit. Deshalb werden in der Praxis auch häufig Zollagenten/Zollspediteure eingeschaltet. Dies gilt auch für die Durchführung der Anmeldung zur Ausfuhr. In den Niederlanden war es jedoch lange Zeit nicht möglich, in der Ausfuhranmeldung anzugeben, dass der Zollagent als Vertreter des Exporteurs auftrat. Ab dem 6. April 2008 besteht diese Möglichkeit jedoch. Angesichts der besonderen Verpflichtungen des Exporteurs bedeutet dies, dass der Zollagent/Zollspediteur verpflichtet ist, als Vertreter zu fungieren. Unterlässt er dies, wird die Anmeldung nicht akzeptiert.
2. Besondere Verpflichtungen des Exporteurs
Der Zollkodex der Gemeinschaften schreibt vor, dass eine Anmeldung zur Ausfuhr für den Exporteur mit einigen „besonderen Verpflichtungen“ verbunden ist, nämlich Gestellung der Ware und eine entsprechende Mitteilung an das Ausfuhrzollamt, falls die Ware die EU nicht verlässt. Auf Grund dieser gesetzlichen Vorschriften sind Zollanmeldungen mit besonderen Verpflichtungen von der Person vorzunehmen, die die besonderen Verpflichtungen zu erfüllen hat, oder von deren Vertreter.
3. Vollmacht für den Zollagenten/Zollspediteur
Damit der Zollagent/Zollspediteur als direkter Vertreter auftreten kann, muss er über eine rechtsgültige Vollmacht des Exporteurs bzw. der vertretenen Person verfügen. Für diese Vollmacht haben die niederländischen Behörden festgelegt, dass es möglich sein muss festzustellen, wer der Auftraggeber ist, ob dieser wirklich existiert, wo dieser niedergelassen ist, von wem die Vollmacht im Namen des Auftraggebers unterzeichnet wurde und ob diese Person befugt ist, diese Vollmacht zu erteilen. In diesem Rahmen wird der Zollagent/Zollspediteur um ein Dokument bitten, dem dies entnommen werden kann (beispielsweise ein aktueller Auszug der Eintragung des Unternehmens in das Handelsregister oder eine Erklärung des Unternehmens, aus der sich die Befugnis der Person, die die Vollmacht erteilt, ergibt). Handelt es sich bei dem Auftraggeber um eine Privatperson, wird sie eine Kopie ihres Passes oder Ausweises vorlegen müssen.
4. Direkte Vertretung
Gemäß dem Zollkodex der Gemeinschaften kann sich „jedermann gegenüber den Zollbehörden bei der Vornahme der das Zollrecht betreffenden Verfahrenshandlungen vertreten lassen“. Diese Vertretung kann direkt oder indirekt sein. Ein direkter Vertreter kann nur für in der Gemeinschaft ansässige Personen oder Unternehmen auftreten. Für außerhalb der EU ansässige Exporteure hat die Zollbehörde beschlossen, auch die indirekte Vertretung zu ermöglichen. Bei der direkten Vertretung erledigt der Zollagent als Vertreter die in der Zollgesetzgebung vorgeschriebenen Formalitäten und Handlungen „im Namen und für Rechnung der vertretenen Person“. Auf Grund der Zollgesetzgebung ist der Anmelder die vertretene Person und damit also derjenige, der alle sich aus der Anmeldung ergebenden Verpflichtungen erfüllen muss. Der Zollagent kann ebenfalls als die Person, die die Zollanmeldung abgibt, strafrechtlich belangt werden. Damit haftet der Zollagent ausschließlich für seine eigenen Handlungen.
5. Keine Vertretungsbefugnis
Wird im Nachhinein festgestellt, dass die Anmeldung zur Ausfuhr ohne ausreichende Vollmacht erfolgt ist, gilt diese als zu Unrecht akzeptiert und die Zollbehörde wird die Anmeldung annullieren. Die Annullierung der Anmeldung führt dazu, dass das gesamte Ausfuhrverfahren für die betreffende Sendung ungültig wird. Das bedeutet, dass auch der Ausfuhrnachweis, der im Zusammenhang mit dem Umsatzsteuer-Nullsatz wichtig sein kann, ungültig wird.
6. Buchführungspflicht
Der direkte Vertreter ist verpflichtet, Buch zu führen. Auf Grund der ihm erteilten Bewilligung für die Einreichung elektronischer Anmeldungen muss er für jede Anmeldung die Originale von Dokumenten und Unterlagen aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt sieben Jahre nach Anfang des Datums, an dem die Zollaufsicht beendet ist. In der Buchführung des direkten Vertreters muss auch eine Vollmacht der vertretenen Person aufbewahrt werden. Neben der Buchführungspflicht des direkten Vertreters ist die vertretene Person als Anmelder – während der gleichen Zeit wie der direkte Vertreter – gesetzlich verpflichtet, alle Angaben im Zusammenhang mit der Anmeldung, die Unterlagen und alle weiteren Angaben im Zusammenhang mit dem Geschäft in seiner Buchführung aufzubewahren, sofern sie zur Anmeldung gehören. Außer der Aufbewahrung von Abschriften der Dokumente und Unterlagen, über die der direkte Vertreter verfügen muss, kann dabei auch an die Originale von Rechnungen, kaufmännische Verträge, Frachtrechnungen usw. gedacht werden. Der Zollagent kann die Erledigung und Organisation dieser Buchführung gegebenenfalls als ergänzende Dienstleistung für seinen Auftraggeber verrichten. Darüber sind jedoch ergänzende Vereinbarungen zu treffen. Die Buchführung hat in allen Fällen für den Zoll zugänglich zu sein.
6. Fazit
Zollagenten kennen die notwendigen Handlungen und Tätigkeiten und verfügen zudem über Bewilligungen für vereinfachte Regelungen, Zahlungsfazilitäten und automatisierte Systeme. Ferner haben sie die erforderlichen Kontakte zum Zoll. Natürlich wird ein eingeschalteter Zollagent auch dann, wenn er als direkter Vertreter auftritt, die Interessen seiner Kunden uneingeschränkt wahrnehmen.
Mehr Infos gibt es auf der Webseite des Zolls: https://www.zoll.de/DE/Home/home_node.html
Auch für Ihr Business kann UTL als Zoll-Agent auftreten. Sie sparen dadurch Zeit und Risiken. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, sich ganz auf den Erfolg Ihres Unternehmens konzentrieren zu können. Fragen Sie uns daher jederzeit nach professioneller Unterstützung für alle Zoll-Angelegenheiten!